La digitalización es una necesidad de toda empresa, sin importar en el sector en el que se encuentre. No se trata únicamente de un aspecto de socialización persona-máquina, sino de herramientas que pueden crear sistemas pulidos dentro de una empresa, con una disminución de errores humanos más que notoria. Y, entre las funciones que pueden ejecutarse con el apoyo de un software, está la gestión.
El tipo de software que se encarga de la gestión empresarial es llamado ERP, el cual tiene como objetivo el aumento de la productividad, con una reducción de error y costes, gracias a las ventajas de sus funciones: la optimización de procesos, la gestión de inventario, la automatización de procesos, la centralización de la información, etc.
¿Qué tan relevante es la digitalización en el sector de la distribución?
La productividad y la eficiencia son prioritarias para todas las empresas, ya que permiten obtener más beneficios con menores costos y errores. El sector de la distribución se caracteriza especialmente por manejar una gran cantidad de información que se debe actualizar con gran rapidez y ser accesible en el momento adecuado a los distintos departamentos que componen a una empresa.
Un ERP (Enterprise Resource Planning o Gestión de recursos empresariales, según sus siglas en inglés) sirve para tener el control estricto de toda la logística y de las estadísticas de la empresa. Esto sirve para tener un panorama general de la empresa, de la cadena de suministros, de proveedores y clientes, de las ventas, el estado de los productos, etc.
En vista de todas las funcionalidades que puede ofrecer un software ERP, es indudable que su relevancia es clave para la gestión adecuada de toda empresa de distribución, sobre todo porque hay una gran cantidad de movimiento de información y de recursos materiales que debe manejarse en tiempo real y con precisión. Además, hay una variedad de tipos de información que sería difícil de procesar de otra manera, dada la naturaleza tan diferente.
¿Qué funciones se pueden aprovechar en un software ERP?
Son ampliamente variadas las funciones que tiene un ERP y sería difícil listarlas a detalle en un texto, sin probar de primera mano un software, pero se pueden mencionar algunas de las más relevantes:
Gestión y control de suministros y almacén
Es de crucial importancia que toda empresa de distribución tenga contabilizados y controlados con exactitud todos los suministros con los que trabaje, tanto para saber su disponibilidad como su estado. En el caso de los ERPs para empresas de alimentación y bebidas, tienen que tener también el control de las fechas de expiración y del ciclo de vida de cada producto.
Gestión de clientes
La movilidad comercial de los productos depende directamente de la disponibilidad de los clientes de la empresa. Tener la información al día de las necesidades que tengan sirve para poder distribuir los suministros hacia los compradores. También se puede generar estrategias financieras, de acuerdo a una evaluación de los clientes.
Gestión de la cadena de suministros
Este control implica manejar la disponibilidad de los bienes con los que trabaja la empresa, incluyendo su reposición, de acuerdo al stock mínimo que se haya establecido en la empresa.
Gestión de logística y distribución
Todas las actividades que tengan que ver con la comercialización de los bienes tiene que estar obligatoriamente monitoreadas en los ERPs, con el fin de optimizar los procesos logísticos. Aquí se incluyen incluso los trámites por hacer.
Gestión financiera
El estado financiero de la empresa es difícil de evaluar sin la ayuda de un software, pero con un ERP se pueden observar en una misma plataforma todo aquello que está relacionado, como presupuestos, gastos, cartera de clientes, beneficios, etc.
Los beneficios de la implementación de un ERP
Tener la información precisa, organizada y mostrada de forma centralizada y fácil de leer es una de las mayores ventajas de un ERP. Permite valorar escenarios con mucha accesibilidad y hacer una toma de decisiones mucho más simple y efectiva.
La identificación de fallos y deficiencias en cada parte de los procesos permite solventarlas con prontitud y precisión.
Implementar un ERP también permite tener una integración de toda la información sensible de la empresa en una sola plataforma, la cual es respaldada por este software de forma segura. Además, también hace que los datos estén accesibles con facilidad.
¿Es un software de gestión una solución perfecta para la gestión empresarial?
Es imperante señalar que la perfección de un sistema y de los procesos está lejos de ser alcanzada, porque siguen necesitando de la supervisión de personal y de la inserción de datos para funcionar. Es decir, por más que haya una serie de herramientas digitales, el correcto entrenamiento y desempeño del personal laboral debe ser una de las prioridades de toda empresa. El criterio humano es indispensable para tomar las decisiones pertinentes, con toda la ayuda tecnológica que pueda haber al alcance.
Así que el rendimiento de un software, como toda herramienta, está intrínsecamente relacionado con su correcta manipulación, con el fin de disminuir lo máximo posible las equivocaciones.
Pero nada de esto quita el hecho de que un ERP es la mejor solución existente hasta los momentos para gestionar toda la información que se gestiona en una empresa de distribución. Y en una empresa con el personal cualificado, la digitalización con softwares para empresas de distribución es lo más cercano a la perfección.
