3 preguntas críticas para asegurar el éxito de la transformación Agile de tu empresa

Por Tommaso Canonici, director del Máster en Metodologías Ágiles de la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

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La denominada gestión de proyectos Agile es uno de los enfoques más eficaces en la realidad empresarial actual, siendo utilizada por compañías y gestores de proyectos en todo el mundo.   

El enfoque de trabajo conocido como Agile permite su adaptación a las condiciones de cada proyecto, aportando rapidez y flexibilidad en la respuesta para orientar su desarrollo a las circunstancias específicas y cambiantes del entorno. Sin embargo, para garantizar el éxito en la transformación Agile de tu empresa, deberás, como en tantas ocasiones, formularte las preguntas adecuadas (por qué, qué, y cómo).

La apuesta por el mindset Agile se está produciendo con mayor intensidad en los sectores de alta tecnología, telecomunicaciones, servicios financieros, medios de comunicación y entretenimiento. Se trata de áreas de actividad que necesitan ser especialmente ágiles, flexibles, y deben contar con capacidad de respuesta rápida a los cambios en mercados que se caracterizan por un alto grado de incertidumbre e innovación.  Aunque las compañías de alta tecnología lideran el cambio, se trata de una filosofía plenamente útil y adaptable a cualquier sector. 

Uno de los errores más habituales en la adopción inicial de la transformación Agile de muchas compañías, consiste en enfocar el esfuerzo directamente en la implementación de metodologías y herramientas ágiles (cómo), sin responder antes a dos preguntas que son la clave para asegurar el éxito de este tipo de transformaciones o cualquier otra que se quiera llevar a cabo: por qué y qué.

Como ya hemos comentado, “por qué” y “qué” son las cuestiones básicas, y aunque puedan evolucionar en el tiempo hay que darles respuesta desde el principio para enfocar correctamente el proceso y no caer en el error habitual de sentirse Agile sin haber solucionado realmente los problemas concretos de la empresa. Un error que a medio plazo provocará desilusión en cuanto al proceso de cambio, aumentando su dificultad. Solo a partir de esta reflexión inicial se podrá definir el “cómo” o las metodologías y herramientas necesarias a implementar con garantía de éxito. El rol de la oficina de agilidad, por tanto, adquiere una gran importancia no solo en la implementación sino en su propio objetivo, que se definirá respondiendo a estas preguntas iniciales. 

Para entender el problema a resolver y su causa inmediata, el “por qué”, conviene poner el foco en la llamada paradoja de la eficiencia, o trampa de la utilización de recursos. El ejemplo clásico es el de un paciente que sigue una secuencia de revisiones y chequeos para acabar recibiendo un diagnóstico crítico en relación con su salud. El procesoparece funcionar a la perfección de forma individualizada, pero desde la perspectiva del paciente se dilata excesivamente en el tiempo. Es aquí donde está el quid de la cuestión, porque desde la perspectiva de la empresa, la eficiencia puede parecer máxima al distribuir el proceso en áreas de especialidad para ser súper eficientes. Sin embargo, desde la perspectiva del consumidor la eficiencia es nula. Esto no sería un problema si no estuviésemos en un contexto donde se nos pide velocidad. El foco en eficiencia de los recursos paradójicamente nos hace perder velocidad.   

“El problema de las grandes empresas es que su propia estructura organizativa, basada en la búsqueda de la eficiencia de sus recursos, les dificulta mucho detectar las ineficiencias que tienen con respecto al flujo de cara al cliente. Cada área va por libre y vela por sus propios intereses quedando cegadas a lo que realmente les ralentiza. No tienen la visión end to end de las cadenas de valor sino solo la de su compartimento. Los esfuerzos de la transformación deben ir orientados, por tanto, en ayudar a las áreas a ver la fotografía completa, a salir de ellos mismos, para poder implementar soluciones que impacten en los problemas reales. Es común ver soluciones que no solucionan nada, aunque a corto plazo parezca que sí. Que dos personas de distintos departamentos se hablen y dejen de entorpecerse uno al otro no se soluciona implementando Scrum, algo que suele verse en las empresas con las que trabajamos” comenta Guillem Falgueras, Agile Lead en la consultora de innovación Opinno. “Al final se trata de dar el paso y realmente poner al cliente en el centro de todo, no solo en el centro de nuestro departamento o área inmediata. Tiene que estar en el centro de toda la empresa y toda ella debe organizarse en torno a él. Es haciendo esto que conseguiremos velocidad. No es tarea fácil, lo sé” 

Una vez identificado el problema y sus causas aparece de forma evidente la siguiente pregunta clave, el “qué”, o formulado de otra manera, ¿Cuál es su solución?  

Podemos encontrar mil formas de enfocarlo sin tener que hablar de Agile o Lean (Otra filosofía muy conectada con Agile), sin embargo, se trata de dos mindsets que incorporan una gran fuente de inspiración para encontrar soluciones consistentes y sostenibles en el tiempo. Ambos han nacido precisamente para buscar esta velocidad de acción de la que carecen muchas empresas. Por lo tanto, no hay que perder el tiempo reinventando la rueda.   

Con esta primera solución tentativa al problema, ahora toca definir el “cómo” la implementamos. Para aterrizar los mindsets ya mencionados, existe un amplio abanico de frameworks, metodologías y herramientas a elegir. Es importante resaltar que cada aterrizaje es único para cada empresa. Solo si hemos respondido adecuadamente a las dos preguntas clave “por qué” y “qué”, seremos capaces de escoger entre este abanico las más adecuadas para nuestra empresa sin perdernos en tecnicismos ni caer en la trampa común de imitar lo que hacen otras compañías. Esto último puede ser causa de muchos fracasos. 

El papel de la oficina de agilidad es clave para asegurar que se formulan y responden adecuadamente las 3 preguntas clave. ¿Por qué queremos transformarnos? (cuál es el problema), ¿Qué queremos conseguir? (cuál es la solución) y “Cómo lo hacemos” (cómo implementamos esta solución). No se trata de preguntas de fácil respuesta, por lo que es recomendable que al iniciar la transformación Agile, contemos con el apoyo de personas que ya tienen experiencia en este tema y asegurarnos así un disparo certero.  

No quiero acabar sin advertir que este tipo de transformaciones afectan sobre todo a las personas. Cambiar la mentalidad de los empleados o años de cultura de trabajo no son tareas fáciles, ni tampoco predecibles. Qué mejor, por tanto, que enfocar este viaje de una forma ágil con mejoras pequeñas constantes e incrementales. Dicho de otra forma, se trata de no dejar de mejorar constantemente.

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