TIC Portal es una plataforma de contenidos del European Knowledge Center for Information Technology (EKCIT), una consultora de transformación digital e integración tecnológica centrada en ayudar a las empresas a optimizar sus procesos empresariales gracias a la utilización de software, impulsando su innovación y crecimiento del negocio.
Este portal, donde la afiliación puede ser gratuita o de pago, da acceso a servicios de consultoría, gestión de proyectos e información sobre software empresarial. "Todo el conocimiento que vamos generando en los proyectos de implantación se atesora TIC Portal, cuya meta principal es ayudar a tomar decisiones informadas que aseguren el éxito de las organizaciones a la hora de desarrollar un proyecto de innovación tecnológica. Todo ello, basándonos en datos concretos e imparciales”, explica Tim Rood, director general de la compañía.
La cuestión es que en los últimos tiempos le están dando mucha importancia al sistema Enterprise Resource Planning (ERP). Pero ¿qué es exactamente este software tan de moda? Según Rood, este sistema automatiza los procesos empresariales, aumentando la productividad y reduciendo los costes.
“Es la columna vertebral de las empresas, porque tiene la capacidad de poner a disposición de todos los departamentos la información necesaria para la toma de decisiones”, explica. Asimismo, puede especializarse a través de módulos en la actividad de cada departamento, desde recursos humanos hasta finanzas, pasando por ventas, etcétera. “Al centralizar todos los datos en un único punto, facilita el flujo de información por toda la empresa, lo que es vital para la toma de decisiones”.
El estudio sobre el ERP
Para divulgar mejor el concepto del ERP y su influencia en España, en TIC Portal han lanzado un análisis sobre la viabilidad de estos proyectos. Su importancia reside en que un sistema ERP automatiza los procesos empresariales, aumentando la productividad y reduciendo los costes.
“Esto es muy atractivo -admite Rood-, pero conseguir que un proyecto de ERP salga bien no es tan sencillo como demuestran los resultados de la investigación que hemos hecho entre más de 200 proyectos. Un 40% de los proyectos analizados fracasó en el intento, con el consiguiente pérdida de recursos, esfuerzos y, por supuesto, inversión económica”.
La buena noticia, por otro lado, es que con una buena preparación y análisis previo, este porcentaje de fracaso puede revertirse. “Por ello, aconsejamos a las empresas que se preparen, se informen, pero de fuentes imparciales, más allá de los propios proveedores, que siempre son una parte interesada".
Y añade: “Pero fíjate si es importante para las empresas y sí que vale la pena implementar un ERP que, a pesar de la alta tasa de fracaso, aquellas que sí acabaron la implantación, en su mayoría -80,5%- señalaron que el esfuerzo había valido la pena y los sistemas ERP cumplían con las expectativas”.
“Más del 40% de los proyectos de implantación ERP en empresas fracasan”
Un proyecto de implantación ERP es algo complejo, según el director general de TIC Portal. Así, de las compañías encuestadas que sí lograron sacar adelante el proyecto y acometer la implantación, un 64% dijo que encontraron obstáculos inesperados. ¿Por qué?
“Las razones del fracaso son varias, pero las podemos resumir en que no hay una suficiente preparación previa de la organización antes de comenzar el proyecto, no se compromete la dirección lo necesario, no se elige bien al integrador y no se logra el compromiso por parte de los empleados. Es decir, comenzar apresuradamente un proyecto de ERP casi siempre da lugar a problemas. Es necesario trazar los procesos empresariales con un “blueprint” -diagrama visual que revele los cuellos de botella que puedan obstaculizar la implantación”, indica Rood.
De hecho, para evitar estos problemas, en TIC Portal han creado un planificador de proyectos ERP, una herramienta que acaban de lanzar que ayuda a la organización que va a afrontar un proyecto de este tipo a contar con un informe bien estructurado con datos relevantes y que se puede exportar a PDF. En definitiva, “es como un mapa que te permite navegar con un rumbo bien dirigido y definido”.
La razón para lanzar este planificador es lo que necesitan las empresas y así lo corrobora la encuesta. Y es que para las compañías encuestadas las claves del éxito de su proyecto fueron "una preparación minuciosa previa, la convicción de la dirección, un análisis exhaustivo de las necesidades a cubrir, una visión realista de los costes que se van a producir y, por supuesto, la calidad del proveedor. Por eso creemos que antes de empezar un proyecto de este tipo es fundamental contar con este tipo de recursos de información”.
El documental de TIC Portal
Además del planificador de proyectos y el estudio, la compañía lleva tiempo intentando hacer mucha pedagogía para que las empresas, antes de lanzarse a un proyecto de tanta envergadura, sepan dónde se están metiendo. P”or eso, hemos producido el documental “Qué es un ERP”, para que en tan solo una hora una organización pueda hacerse una idea de lo que supone una implantación así”.
El documental pretende ser didáctico y va dirigido sobre todo a aquellos que no tengan un perfil muy especializado. Porque, a pesar de que esta tecnología cuenta con 30 años y se ha popularizado de forma masiva en las empresas, su implementación, asegura Rood, “sigue siendo un enorme reto”.
