La transformación digital no es un fenómeno nuevo. Muchas empresas ya tenían estrategias antes de la pandemia. Sin embargo, el trabajo en remoto obligó a poner en marcha soluciones que solventaran los desafíos del momento, priorizando sobre una tecnología que buscara una eficiencia más a largo plazo.
Cuatro de cada diez empresas fueron cuestionadas y fueron testigos de un aumento de los errores en los gastos y en la presentación y procesamiento de las facturas, según una encuesta de SAP Concur. Ahora que la tormenta inicial ha pasado, las empresas tienen más tiempo para reflexionar y hacer ajustes en su gestión actual de viajes y gastos para evitar situaciones similares en el futuro, pero también para adaptarse a nuevas tendencias como los escenarios de trabajo híbridos.
En respuesta a estos retos, una encuesta realizada por IDC señala que el 53% de las empresas planean aumentar su gasto en tecnología y más de un tercio (36%) planea invertir un 10% o más de su presupuesto.
Los líderes empresariales deben asegurarse de canalizar sus inversiones en áreas que tengan sentido para su negocio. Según IDC, esto debe determinarse siguiendo un modelo de madurez. Implementar una solución altamente sofisticada prematuramente podría no ser necesario para todos, mientras que a partir de un cierto tamaño de empresa los inconvenientes y el potencial perdido pueden convertirse en una seria desventaja.
Entonces, ¿qué tecnologías son apropiadas para cada etapa del proceso de madurez de gestión digital de viajes y gastos?
1. Aplicaciones heredadas
Los sistemas heredados siguen siendo ampliamente utilizados. El 40% de las empresas dependen actualmente de soluciones como hojas de Excel. Este tipo de contabilidad puede funcionar bien en algunos casos, pero a medida que aumenta el tamaño de la empresa, los departamentos financieros necesitan un mayor número de recursos, lo que implica mayor coste e insatisfacción entre los empleados. Es importante automatizar tareas, ya que esto contribuirá a que se cumpla la política de gastos.
2. Soluciones puntuales automatizadas y ecosistemas de plataformas conectadas
Las soluciones puntuales automatizadas son un paso hacia una mayor eficiencia, pero
si se está buscando avanzar aún más en la automatización, hay que esforzarse por lograr un ecosistema de plataforma conectada, con el objetivo de crear una visión más precisa de los gastos que minimice el riesgo de que se acepten reclamaciones inexactas.
Los ecosistemas de plataforma conectados permiten que las soluciones de back-office se conecten a un sistema de registro, aplicaciones de terceros y fuentes de datos externas. Esto establece una visión más consistente de los viajes y los gastos, ayuda a controlar proactivamente el gasto y hace que sea más fácil impulsar cambios en las políticas, crear resiliencia empresarial y mejorar el cumplimiento.
3. Suites de aplicaciones integradas
Las empresas que han integrado sus suites de aplicaciones están en una posición sólida para cumplir con las expectativas que la pandemia ha impuesto. De esta forma, los CFO tendrán una visión holística del capital de trabajo para tomar decisiones estratégicas de manera rápida y flexible.
4. Procesos de predicción inteligentes
Tener procesos de predicción inteligentes ayuda a las empresas a ser extremadamente competitivas porque aumentan la agilidad y la resiliencia. Principalmente, sientan las bases para tecnologías como los asistentes virtuales, el presupuesto predictivo de viajes y gastos y la planificación, así como la protección contra el fraude basada en el aprendizaje automático.
Antes de implementar procesos inteligentes, es importante auditar en qué punto se encuentra la empresa. Lo que puede funcionar para una compañía en la etapa del ecosistema de la plataforma conectada, puede no tener sentido si se está operando en la etapa de sistemas heredados. Por supuesto, convertirse en un negocio con procesos inteligentes y predictivos debería ser el objetivo final, pero es algo que no se puede hacer de la noche a la mañana.
Si se completan los cinco pasos dentro del modelo de madurez de viajes y gastos, se podrán ir resolviendo las dificultades que vayan apareciendo y obtener la aceptación de los empleados. Al implementar soluciones de manera constante e iterativa, es más probable que se consigan implementar prácticas sostenibles que permitan la eficiencia a largo plazo para los viajes y gastos.
