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Diez alternativas para que las pymes avancen en la transformación tecnológica gracias al ‘Kit Digital’

Banco Santander facilita el proceso y ofrece un buscador para encontrar la opción que mejor se adapte a las necesidades de cada compañía
kit digital

Las pequeñas y medianas empresas españolas tienen la oportunidad de avanzar en la transformación tecnológica gracias al Kit Digital, el programa enmarcado dentro de los fondos europeos NextGenerationEU para impulsar la digitalización del tejido empresarial. Este paquete de ayudas puede suponer un paso definitivo en el desarrollo de los negocios. Su utilidad va más allá del apoyo económico. También da acceso a orientación, formación y servicios para que pymes y autónomos mejoren conocimientos, inversiones y relaciones digitales.

Con la puesta en marcha del Kit Digital, muchos emprendedores se plantean cómo utilizar el bono al que da acceso. La iniciativa parte con diferentes categorías de soluciones de digitalización a las que se puede destinar la subvención. Cada una tiene sus propias características y requisitos, pero todas deben incluir prestación de servicio de soporte ante incidencias con un plazo máximo de respuesta de 24 horas, y formación sobre el uso inicial y gestión posterior de la solución. Para facilitar el proceso y encontrar la opción que mejor se adapte a las necesidades de cada compañía es posible recurrir a buscadores como el desarrollado por el Banco Santander, en colaboración con KPMG y LocalEurope, que permite a cada autónomo, pyme o empresa descubrir cuál de ellas le ayudará a llevar el negocio al siguiente nivel.

El banco ofrece también un espacio específico, a través del portal Santander Impulsa Empresa, para ayudar a los negocios a conocer los detalles de esta iniciativa, donde se explican, por ejemplo, los tres tramos de subvenciones que se han establecido en función del número de trabajadores:  el primero, dirigido a empresas con entre 10 y 49 empleados, tendrá un bono de 12.000 euros; el segundo, para las que tienen entre 3 y 9 empleados, contará con una ayuda de 6.000 euros; y, por último, para las microempresas o autónomos con menos de 3 empleadosel importe es de 2.000 euros.

Las empresas interesadas pueden tramitar el bono de forma gratuita a través de la entidad. Para ello, deberán contratar el proyecto digital con uno de sus agentes digitalizadores, todos ellos homologados por Red.es, como Factum o Connecting Visions. El servicio de tramitación del Santander incluye ayuda para completar el Test de Diagnóstico Digital, la tramitación del Bono a través de Red.es, el asesoramiento en la solución digital que mejor se adapta a cada negocio y su implantación de principio a fin.

En cuanto a las diferentes categorías de soluciones de digitalización que ofrece el Kit Digital, las empresas se pueden decantar por una o varias de las opciones siguientes:

1. Crear la página web del negocio. Tener presencia onlinees en la actualidad uno de los aspectos más importantes de cualquier negocio para conectar con los clientes. La solución que ayude a las pequeñas y medianas empresas a crear su web deberá facilitar el alta de un nuevo dominio y el alojamiento de la web durante 12 meses. Además, tiene que garantizar que el diseño sea adaptable y accesible, que incorpore una plataforma que permita autogestionar la web sin necesidad de recurrir al soporte del proveedor y que trabaje el posicionamiento y el SEO básicos.

2. Abrir una tienda online. Además de la creación de la tienda en sí, esta categoría está orientada a proporcionar determinados servicios como el alta del catálogo de productos y la configuración e integración de los medios de pago. Como en el caso anterior, debe contar con un diseño adaptable y accesible, posicionamiento SEO, una plataforma para la autogestión de la tienda online y la configuración e integración de métodos de envío digital y físico.

3. Promocionar el negocio en las redes sociales. Las directrices del Kit Digital para promocionar la marca en las redes sociales impulsan servicios claves en la materia:  definición e implementación de un social media plan; monitorización y control periódico a través de métricas de referencia del impacto de las acciones; análisis de diferentes canales para la optimización y auditoría de redes sociales; administración del perfil de usuario; y publicación de un mínimo de 4 a 8 entradas mensuales.

4. Digitalizar y optimizar la gestión de las relaciones comerciales con clientes. Antes de su implementación, se realizan varias acciones que parten de una parametrización que defina las particularidades de cada proceso y el volcado de datos. Las horas dedicadas a esta labor varían entre 40 (para pymes de 10 o más trabajadores) o 30 (para las de menor tamaño). Posteriormente se despliega la solución que encauce la digitalización de las relaciones con los clientes, que debe disponer de servicios como gestión de clientes y leads, gestión de oportunidades y acciones o tareas comerciales. También debe ofrecer reporting, planificación y seguimiento comercial; alertas; diseño responsive; e integración con diversas plataformas.

5. Business intelligence y analítica. Esta solución también debe partir de una parametrización, para lo que se dedicarán entre 30 y 70 horas, en función del tamaño de cada negocio. Además, debe prestar los siguientes servicios: integración con otras bases de datos, almacenamiento de datos, creación de paneles de datos estructurados y visuales, y exportación de datos.

6. Digitalizar o automatizar procesos del negocio. El primer paso es  la parametrización entre 45 o 60 horas. A continuación, se prestarán los servicios correspondientes a la digitalización o automatización de flujos y procesos de trabajo en ámbitos como contabilidad, finanzas, facturación, proyectos, inventarios, compras y pagos, recursos humanos, logística. Esta solución debe ser actualizable, escalable, integrable con otras plataformas y cumplir los requisitos que establece la ley antifraude de 2021: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

7. Emitir facturas electrónicas. Tiene que contemplar las siguientes funcionalidades: facturas con formato personalizado y estructurado; clientes, facturas y productos ilimitados; envío por correo electrónico; copias de seguridad periódicas; almacenamiento de al menos 1 GB; integración con otras soluciones; control de vencimiento de las facturas. También exige que esté adaptada a los requisitos de la ley antifraude de 2021.

8. Servicios y herramientas de oficina virtual. Deben ser interactivas y funcionales, además de favorecer la colaboración en equipos de trabajo, y el almacenamiento y la compartición de archivos. También tendrá en cuenta la compatibilidad con dispositivos móviles y la organización de un calendario con las tareas previstas.

9. Comunicaciones seguras entre empleados y empresa. Han de proporcionar un nivel de seguridad de conexión basado en los siguientes requisitos mínimos: SSL, cifrado de extremo a extremo, logs de conexión, control de acceso, disponibilidad de uso para dispositivos móviles, y configuración inicial y actualizaciones de seguridad.

10. Ciberseguridad básica y avanzada para el equipo. Se logra a través de funcionalidades y servicios como antimalware, antispyware, correo seguro con características antispam y antiphishing, navegación segura, y análisis y detección de amenazas. También implica monitorización de la red, configuración inicial y actualizaciones de seguridad, y formación específica.

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